Résumé
Excellence administrativeDans le contexte du présent guide, l’excellence administrative porte sur la qualité de la communication avec les étudiants. Maintenir des coordonnées à jour sur les étudiants, ce qui facilite une communication régulière durant les deux premières années suivant l’obtention du diplôme, peut avoir une influence positive sur les taux d’emploi après l’obtention du diplôme et les taux de remboursement des prêts étudiants. D’habitude, les collèges mettent les coordonnées à jour à trois moments : à l’inscription, à mi-chemin du programme d’études et à l’obtention du diplôme. Les collèges qui demandent de fournir les coordonnées d’une autre personne (le père, la mère ou un autre membre de la famille, le conjoint, un ami proche) affichent souvent le meilleur taux de succès pour ce qui est de maintenir le contact avec les anciens étudiants. De nombreuses écoles signalent que les anciens étudiants sont moins susceptibles de changer d’adresse de courriel que d’adresse postale.
Le maintien des contacts avec les étudiants après l’obtention du diplôme peut s’avérer une pratique qui prend du temps, mais qui peut influencer grandement les taux de remboursement des prêts étudiants. Dans une situation typique, un contact est fait par la poste, par courriel ou par téléphone dans les trois mois suivant l’obtention du diplôme. Dans les provinces où les finissants doivent décider s’ils combineront en un seul paiement les versements de remboursement au Programme canadien de prêts aux étudiants et au programme de prêts étudiants de la province, un deuxième contact devrait alors avoir lieu. D’autres contacts devraient avoir lieu six mois après l’obtention du diplôme, au moment où les étudiants commencent à rembourser leur prêt, puis à intervalles de quelques mois.
Le Canada est l’un des pays où Internet est le plus répandu, et le pourcentage de ménages qui a un accès à Internet à haute vitesse est élevé. Pour cette raison, la plupart des Canadiens cherchent de l’information sur Internet. De nombreux collèges de formation professionnelle privés ont un site Web qui fournit des renseignements au sujet du collège et des programmes offerts. Deux collèges, soit le Tourism Training Institute (TTI) et le Rhodes Wellness College, tous les deux situés dans la région métropolitaine de Vancouver, ont un site Web très riche en contenu, attirant et facile à explorer.
Tant le Rhodes Wellness College que le TTI donnent aux étudiants éventuels de l’information sur les genres de carrière dans lesquels les finissants peuvent s’attendre à trouver de l’emploi en fonction du programme d’études choisi. Les deux écoles ont aussi leur formulaire de demande d’admission en ligne, et le site Web de Rhodes comprend des liens vers le Programme canadien de prêts aux étudiants et le programme d’aide aux étudiants de la Colombie-Britannique. Elles mentionnent les organismes dont elles sont membres (le Bureau d’éthique commerciale par exemple) et utilisent le sceau d’agrément de l’agence des établissements de formation professionnelle privés de la Colombie-Britannique (Private Career Training Institutions Agency). Les deux collèges se servent de leur site Web pour l’aide au placement, qu’ils offrent à vie. Le TTI exige un nom d’utilisateur pour accéder à son tableau d’affichage des offres d’emploi pour s’assurer que les personnes qui cherchent des emplois par le truchement de son site sont effectivement diplômées de l’institut. En revanche, Rhodes présente son tableau d’affichage des offres d’emploi sur une page publique de son site Web, offrant ainsi l’accès au tableau aux étudiants actuels et aux anciens étudiants ainsi qu’à d’autres dans le domaine du mieux-être.
Une communication constante avec les diplômés au cours des deux premières années suivant l’obtention du diplôme, combinée à un site Web détaillé qui présente des renseignements sur les prêts étudiants et de l’aide au placement, sont les principaux éléments de l’excellence administrative.
Étude de case
Excellence administrativeMedix School, qui a des établissements à Kitchener et à Brantford, en Ontario, a mis au point des processus administratifs parmi les plus complets que l’on puisse trouver dans le secteur des collèges de formation professionnelle privés. La taille du collège lui permet d’avoir un personnel spécialisé, dont chaque membre comprend clairement son rôle au sein de l’équipe. Les processus administratifs à Medix sont rationalisés de façon à offrir des services professionnels aux étudiants.
À l’instar de nombreux collèges, Medix a déployé des efforts considérables pour améliorer les taux de remboursement des prêts étudiants de ses diplômés. Toutefois, ce collège est un meneur dans le domaine, ayant mis au point l’un des systèmes de gestion des cas de défaut de paiement les plus complets que nous ayons vu. Un spécialiste de la gestion des cas de défaut suit un processus clairement défini pour maintenir le contact avec les anciens étudiants. Suivant l’obtention du diplôme, une lettre est envoyée aux anciens étudiants au bout de trois mois, de cinq mois et de huit mois, et un suivi téléphonique est fait avec chaque étudiante ou étudiant. Au total, 12 contacts distincts ont lieu avec les anciens étudiants au cours des deux premières années après l’obtention du diplôme, et chaque contact vise un but précis.
Les effets de ce plan de gestion des cas de défaut ne sont pas encore déterminés. Cependant, la détermination affichée par ce collège pour améliorer les taux de remboursement des prêts étudiants est remarquable.
Idées innovatrices
Excellence administrativeVoici des stratégies et des initiatives que votre collège de formation professionnelle privé pourrait adopter sur le plan administratif :
- Examiner et évaluer comment votre collège maintient les coordonnées des étudiants. Envisager de mettre l’information à jour durant l’année scolaire et à l’obtention du diplôme. Ajouter un formulaire de mise à jour des coordonnées au site Web de votre collège afin de maintenir à jour les coordonnées des diplômés. Sur la fiche de renseignements des étudiants, ajouter des champs pour inscrire des adresses de courriel et les coordonnées d’une personne-ressource.
- Élaborer un plan de gestion des cas de défaut et vous assurer qu’il est suivi. Le présent document offre un aperçu de certains éléments, mais nous recommandons que vous communiquiez avec une école qui suit déjà un plan complet afin d’obtenir plus d’information. Votre association provinciale des collèges de formation professionnelle, le Programme canadien de prêts aux étudiants ou votre bureau provincial ou territorial d’aide financière aux étudiants peuvent aussi être de bonnes sources de renseignements.
- Si vous suivez déjà un plan de gestion des cas de défaut, l’examiner et en évaluer l’efficacité. Que pourriez-vous faire pour en améliorer l’efficacité? Il ne faut pas hésiter à faire appel aux connaissances et au savoir-faire des autres.
- Mettre votre site Web à jour. Demander à un concepteur de construire un site qui est facile à maintenir. Vous assurer que le site est à jour et actuel. Donner de l’information sur les genres d’emploi que les étudiants peuvent trouver à l’achèvement de chaque programme offert. Fournir des liens vers le Programme canadien de prêts aux étudiants et le programme provincial ou territorial d’aide financière aux étudiants. Envisager d’établir en ligne un tableau d’affichage des offres d’emploi pour les étudiants actuels et les diplômés.